El Reporte de Operación Sospechosa (ROS) desempeña un papel crucial en el marco nacional de prevención del lavado de activos en Colombia. Este mecanismo permite a la Unidad de Análisis Financiero (UIAF) recibir información relevante acerca de potenciales operaciones vinculadas al lavado de activos. Es imperativo tener presente que la UIAF opera como una unidad de inteligencia, encargada de recopilar y analizar datos con el fin de prevenir y detectar actividades ilícitas relacionadas con el lavado de activos.
En Colombia, ciertas empresas están legalmente obligadas a generar estos reportes, los cuales, una vez generados, son sometidos a un minucioso análisis. Estos informes se relacionan con los numerosos ROS adicionales presentados por otras entidades a nivel nacional. La UIAF, mediante este análisis integral, determina la utilidad de cada informe. En caso de considerarse relevante, la UIAF puede optar por iniciar una investigación por cuenta propia o remitir el caso a entidades como la fiscalía o la procuraduría para su respectivo trámite.
No obstante, es preocupante que se estime que más del 80% de los ROS presentados en Colombia carezcan de la calidad necesaria para justificar la apertura de casos de prevención de lavado de activos. La UIAF identifica los siguientes errores como los más recurrentes al momento de elaborar estos informes de operaciones sospechosas:
1. Omisión de la señal de alerta: Es esencial incluir una señal de alerta clara en el ROS. Aunque el motivo pueda parecer evidente para el reportante, es crucial detallar por qué se considera que la operación es sospechosa. Esto es especialmente importante para terceros que revisan la información sin tener el contexto necesario.
2. Descripción detallada: La descripción de la operación o transacción debe ser exhaustiva. Incluya información como fecha, hora, motivo de la operación, monto involucrado, y detalles específicos como jurisdicciones y sedes. Recuerde que el receptor del informe no cuenta con el conocimiento del caso que usted posee.
3. Clarificación de la relación: Es fundamental identificar claramente la relación con la persona reportada. Especificar si se trata de un cliente, proveedor, empleado u otra relación con el objeto del informe.
4. Precisión en la identificación: Sea precavido al registrar la identificación de la contraparte. Errores en este aspecto pueden dificultar la correcta identificación. Especifique el tipo de identificación, ya sea cédula, NIT u otro.
5. Vínculo con delitos específicos: Recuerde que el ROS debe estar vinculado a posibles delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva. Aunque no es responsabilidad determinar el delito, es crucial que el informe tenga una conexión clara con estos delitos específicos, evitando reportes sobre situaciones no relacionadas, como inasistencia alimentaria u otros delitos.
6. Inclusión de personas involucradas: Detalle a todas las personas naturales y jurídicas que participan en la operación. Este paso es crucial para una comprensión completa de la situación.
7. Validación de listas restrictivas: La presencia de una persona en una lista restrictiva o relacionada con LAFT no es suficiente para realizar el reporte. Es importante que coincida con otra señal de alerta para justificar el informe.
8. Anexos adjuntos: Evite el error de referenciar un anexo sin adjuntarlo. La falta de anexos puede obstaculizar la investigación, por lo que es esencial adjuntar toda la documentación relevante.
Estos ocho puntos te serán de gran utilidad para elaborar Reportes de Operación Sospechosa (ROS) de mayor calidad, optimizando así la apertura de casos efectivos contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo (LAFT). Si deseas abordar temas relacionados con Riesgos y Cumplimiento, no dudes en dejarme un mensaje.
Bibliografía:
La información se extrae de las Rendiciones de Cuentas de la UIAF 2023, realizadas el 24 de noviembre, en el Hotel Cartagena Plaza de la ciudad de Cartagena (UIAF, 2023).